Coordonnatrice administrative et des opérations / coordonnateur administratif et des opérations (Mississauga, ON, CA)

Coordonnatrice administrative et des opérations / coordonnateur administratif et des opérations 
Tenez un rôle central

La Banque du Canada s’est donnée comme vision d’être une banque centrale influente – dynamique, engagée et digne de confiance – mobilisée pour un Canada meilleur. Aucun autre employeur ne vous offrira l’occasion d’œuvrer au cœur même de l’économie canadienne, au sein d’une organisation dont le travail a une incidence considérable sur le bien-être économique et financier des Canadiens. Vous serez mis au défi, énergisé et motivé à exceller dans notre environnement.

En nous appuyant sur les principes qui nous ont toujours guidés - l'excellence, l'intégrité et le respect - nous nous efforçons d'être tournés vers l'avenir et d'innover, d'accueillir des personnes aux perspectives et aux talents divers, et de gagner la confiance en respectant nos engagements et en expliquant clairement l'intention de nos politiques et de nos actions.

Grâce à notre régime de retraite à prestations déterminées, à nos avantages sociaux et à notre grande souplesse en matière d'équilibre entre la vie professionnelle et vie privée, découvrez pourquoi nous sommes classés chaque année parmi les meilleurs employeurs du Canada :  Travailler ici - Banque du Canada 

Pour en savoir plus sur les prochaines étapes de notre processus d’embauche veuillez consulter processus de recrutement.  

En plus du poste à pourvoir, ce concours pourrait servir à doter des postes similaires de même niveau (régulier ou à durée determinée). Si ce type de rôle vous intéresse, nous vous encourageons à poser votre candidature.

Le saviez-vous?
Les centres des opérations des agences (COA) sont responsables de la gestion des stocks de billets de banque ainsi que de l’authentification, de la remise en circulation et de la destruction des billets. Sous la supervision de la directrice ou du directeur, Opérations de la Monnaie, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien de ces opérations essentielles. 

En étroite collaboration avec la coordonnatrice administrative ou le coordonnateur administratif du Centre des opérations de l’Agence de Montréal, vous fournirez une gamme complète de services de soutien administratif et analytique en contribuant à des activités telles que la préparation de budgets, l’approvisionnement, la coordination avec les fournisseurs, la planification opérationnelle et l’amélioration des processus.

Ce que vous ferez
Dans le cadre de vos fonctions, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités de soutien administratif et opérationnel qui contribuent au bon fonctionnement quotidien des COA. 

Plus précisément, vous devrez :

• effectuer des tâches liées à la planification et à l’administration du budget, comme le suivi du budget, les prévisions et le traitement des factures
• assurer la coordination des réunions (p. ex., réserver les salles de réunion et vérifier le bon fonctionnement de l’équipement audio et visuel), rédiger les procès-verbaux avec les clients internes et externes, surveiller les progrès accomplis et assurer un suivi adéquat pour veiller à l’achèvement des tâches
• gérer le volet administratif du bureau, de l’unité organisationnelle ou des projets afin d’assurer l’efficience des opérations, et soutenir et aider l’équipe dans ses activités quotidiennes en fournissant une gamme complète de services administratifs
• interagir avec les fournisseurs pour gérer l’approvisionnement, le suivi, la commande, la réception et l’évaluation de la qualité des fournitures utilisées par les COA
• soutenir l’équipe dans la coordination et la planification de l’entretien préventif et de la réparation de l’équipement et des machines opérationnelles (p. ex., les machines d’installation des bandes et les compteurs de table) 
• assurer la programmation des différentes vérifications des systèmes des COA (p. ex., audits mensuels des chambres fortes et des paquets d’essai et changement annuel des combinaisons)
• repérer les possibilités d’amélioration des procédures administratives et des processus opérationnels
• coordonner la validation de la sécurité des visiteuses et visiteurs et communiquer avec le Service de sécurité de la Banque pour veiller à ce que les protocoles d’accès soient suivis

Ce qu’il vous faut pour réussir
Vous possédez de l’expérience des pratiques et des politiques en matière d’approvisionnement, et du respect de celles-ci, y compris le suivi des factures. Vous avez aussi de solides compétences organisationnelles, analytiques et de soutien aux projets. Vous connaissez les procédures de transport, d’expédition, de réception et d’entreposage, ainsi que les pratiques exemplaires de gestion de la qualité. Vous maîtrisez également les applications de Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook. 

Vous avez d’excellentes aptitudes en communication orale et écrite, et pouvez établir des relations de collaboration avec vos collègues à l’interne, les parties prenantes externes et les fournisseurs. Vous travaillez aussi bien de façon autonome qu’en équipe, gérez des priorités concurrentes et fournissez constamment les résultats attendus dans le respect des échéances.

Atouts 

• connaissance pratique d’autres applications, comme PASSePORT, SAP, Adaptive et le système de gestion des stocks
• connaissance des fonctions du département de la Monnaie et des liens que celui-ci entretient avec les autres départements de la Banque, surtout avec les COA

Vos études et votre expérience
Ce poste exige : un diplôme d’études secondaires et au moins quatre années d’expérience du soutien administratif et analytique à des postes aux responsabilités croissantes; ou un diplôme d’études collégiales dans un domaine lié au poste et au moins deux années d’expérience de ce type; ou un baccalauréat dans un domaine lié au poste et au moins une année d’expérience de ce type. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pourra aussi être prise en compte.

Esprit innovant

Nous accordons une grande importance aux candidats qui font preuve d’adaptabilité, de curiosité et d’une volonté d’apprendre de nouvelles technologies, y compris l’intelligence artificielle et les outils numériques. Nous recherchons des personnes capables d’analyser des données de manière critique, de remettre en question les processus existants et de trouver des moyens de simplifier notre travail tout en adoptant le changement et de nouvelles façons de faire.

Exigence linguistique
À la Banque, le milieu de travail est propice à l’utilisation des deux langues officielles du Canada, à savoir l’anglais et le français. Ce poste exige la compétence linguistique de niveau 5 (connaissance pleinement fonctionnelle). À défaut de personnes qualifiées répondant aux exigences linguistiques du poste, celles qui n’y répondent pas pourraient être prises en considération. La personne retenue pourrait recevoir de la formation pour atteindre le niveau exigé. Les personnes bilingues et unilingues sont encouragées à postuler.

Ce que vous devez savoir

• La priorité est donnée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
• Niveau de sécurité requis: Être éligible à l'obtention du niveau secret 
• Une aide à la réinstallation pourrait être offerte au besoin.
• Veuillez sauvegarder une copie de l'affiche. Une fois la date de clôture est passée, elle ne sera plus disponible.
• Le titre officiel de ce poste est « Coordonnatrice administrative / coordonnateur administratif » 

Ce que vous pouvez attendre de la Banque
Saisissez cette occasion unique de faire partie d’une équipe très performante au sein d’une grande organisation. La Banque offre un programme de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiel conçu pour répondre à vos besoins à chaque étape de votre vie et de votre carrière. Pour en savoir plus sur les principaux avantages sociaux, veuillez consulter Tout ce qui s'offre à vous.  

• Le salaire se situe généralement entre 66 179$ et 77 858$, (niveau de poste 13) selon les compétences et l’expérience du candidat retenu.
• La Banque offre une prime pour les personnes qui répondent aux attentes avec succès de  3 à 5% du salaire de base individuel. La Banque offre une rémunération au rendement supplémentaire (2%) aux employés qui dépassent les attentes. Les employés qui fournissent un rendement exceptionnel dépassant largement les attentes peuvent être admissibles à une rémunération au rendement plus élevée.
• Un programme complet d’avantages sociaux flexibles vous permet de choisir le niveau de protection qui correspond à vos besoins en matière de soins de santé, de soins dentaires, d’assurance invalidité, d’assurance vie et d’assurance accident.
• Vous pouvez également acheter des jours de congé supplémentaires (maximum de cinq par année) qui s’ajoutent à vos congés annuels de base.
• Vous bénéficiez d’un régime de retraite à prestations déterminées indexées. 

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt en soumettant leur candidature à ce poste. Nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.